Le temps est révolu où les documents étaient créés, imprimés sur papier et envoyés au stockage pour ne plus jamais en entendre parler, à moins qu’ils ne soient nécessaires pour un litige. Aujourd’hui, les données électroniques sont générées à un rythme et un volume exponentiellement plus rapides que tout ce qui a été vu auparavant.
Quelles données sont créées, où sont-elles stockées, qui en est responsable et quelle est leur valeur commerciale sont des questions auxquelles sont confrontées pratiquement toutes les entreprises dans le monde aujourd’hui ?
Des termes comme big data, data analytics et données structurées et non structurées sont lancés avec un effet vertigineux. Parfois, cela peut être chaotique.
Créer un responsable GI
Envisagez d’introduire un nouveau rôle : le responsable de la gouvernance de l’information. Cette personne devrait idéalement avoir une solide expérience en gestion des documents ou en informatique et être responsable de tout ce qui concerne la GI. Cette personne devrait également avoir une compréhension approfondie de la valeur des données de l’entreprise et de la façon dont elles peuvent être utilisées pour améliorer les décisions commerciales dans toute l’organisation.
Former une équipe C-Suite
Créez une équipe de défenseurs du GI composée du CIGO et d’autres cadres intéressés comme le directeur de l’information, le directeur de la confidentialité et le directeur juridique. Traditionnellement, la GI a été reléguée à un niveau opérationnel et est souvent ignorée par la C-Suite. L’intelligence économique, cependant, est fondée sur les données d’une entreprise. La capacité à exploiter les données et à prendre des décisions qui affectent les revenus, les opérations et les coûts nécessitera un leadership du haut vers le bas.
Identifier les liaisons GI
Dans de nombreuses entreprises, la GI relève fréquemment de la compétence d’un département, qu’il s’agisse de la gestion des documents, du service juridique ou de l’informatique. Toutefois, dans les grandes entreprises complexes, les données sont générées par une myriade d’applications dans divers départements. La manière et l’endroit où les données sont stockées diffèrent selon les départements, en fonction des besoins et de l’accessibilité.
Ainsi, les connaissances spécifiques à chaque département sont un élément nécessaire à la gestion de ces données. Pour découvrir ces informations, nommez des représentants de chaque département comme agents de liaison avec la GI. Ces personnes seront les experts en la matière pour les questions relatives aux données de leur département. Elles seront régulièrement en contact avec le niveau exécutif pour fournir des informations de terrain qui serviront de base à toute initiative GI.
