Le temps où les avocats pouvaient simplement faire l’autruche et pratiquer le droit sans comprendre comment les informations des clients sont créées, partagées et stockées est révolu. Avec l’évolution des technologies de communication et de stockage des données, les clients créent, partagent et stockent des informations sensibles. Des secrets commerciaux et de la propriété intellectuelle aux stratégies commerciales et aux analyses juridiques – dans de nombreux formats et à de nombreux endroits.
Les avocats qui reçoivent de telles informations sensibles sur les clients doivent prendre certaines mesures pour aider à garantir leur confidentialité.
L’importance de la protection des données
La sécurisation des données et des informations sur les clients est essentielle pour protéger le privilège avocat-client et fournir une représentation juridique éthique aux clients. Les avocats sont généralement régis par des règles de déontologie qui leur interdisent de révéler des informations confidentielles sur les clients sans leur consentement. Le privilège avocat-client protège les communications confidentielles entre un avocat et son client contre toute divulgation. Ce privilège peut toutefois être levé lorsqu’il n’y a pas d’attente raisonnable que la communication reste confidentielle. Une renonciation au privilège accorde aux opposants au litige l’accès à des informations auxquelles ils n’auraient autrement pas droit au cours de la découverte.
Les mesures à prendre pour protéger les données
Avec l’évolution des technologies de communication et de stockage des données, le paysage juridique continue également de changer.
Les cabinets devraient créer et mettre en œuvre les politiques suivantes :
- Une politique de sécurité de l’information qui couvre tous les systèmes d’information, y compris le courrier électronique, la messagerie vocale, les messages texte, Internet, les ordinateurs, les postes de travail, les ordinateurs portables, les téléphones cellulaires, les logiciels, les mots de passe, l’accès à distance et le cloud computing.
- Une politique de réseaux sociaux qui couvre le matériel, les logiciels et les sites Internet du cabinet, y compris Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ et d’autres sites de réseaux sociaux, et qui interdit la transmission d’informations non autorisées relatives aux clients ou au cabinet.
- Selon les besoins de chaque client, des politiques de gestion des documents qui couvrent la collecte, la transmission, la maintenance et le stockage des informations relatives aux clients, y compris les documents stockés sur papier, électroniquement ou à distance, ou couverts par un accord de confidentialité ou une ordonnance du tribunal.
Ces politiques, si elles sont correctement mises en œuvre et suivies, aideront les cabinets d’avocats à protéger les informations relatives aux clients à l’ère numérique.
