La communication à des fins commerciales est délicate ; elle nécessite une attention particulière pour que le message soit efficace et que votre destinataire revienne vers vous. Les recherches montrent qu’une unité commerciale typique reçoit et répond quotidiennement à cent-vingt courriels liés à l’entreprise en moyenne. Cela signifie que pour que la communication soit efficace, il est nécessaire de s’assurer que des mesures correctes sont prises pour créer des mails de communication d’entreprise bien tournés.
Il faut d’excellentes compétences et techniques pour rédiger de tels e-mails, et certaines d’entre elles sont expliquées ci-dessous.
Techniques de rédaction de courriels de communication d’affaires :
1) Organiser
Il est tout d’abord nécessaire de déterminer tout ce que vous souhaitez communiquer à votre destinataire avant de saisir votre clavier. N’oubliez pas que les courriels professionnels sont formels et qu’ils doivent être rédigés de manière à refléter un langage et un style en conséquence. Enfin, vous devez vous assurer de noter les idées que vous souhaiteriez y inclure afin qu’au moment de la rédaction proprement dite, il devienne facile d’organiser l’information et de la présenter de la bonne manière.
De plus, il est recommandé de commencer le courriel par une note personnelle, car cela permet de transmettre votre gratitude au destinataire. Une note personnelle ou deux est également un moyen approprié de d’entamer l’ensemble de l’échange et rend également plus facile pour le destinataire de prendre votre e-mail en considération en y répondant si nécessaire. Surtout, vous devez vous assurer que vous organisez bien votre écrit afin que ce dernier reflète véritablement le professionnalisme de ces échanges.
2) Apprivoiser les émotions
Ce que cela signifie essentiellement, c’est que lorsque vous décidez d’écrire des e-mails professionnels, vous devez vous assurer que vous vous abstenez de tout ce qui finirait par compromettre le message prévu. Des émotions telles que la colère et le désespoir peuvent facilement être évoquées et se refléter dans votre courriel, probablement à votre insu et, le cas échéant, aggraver les choses. Le destinataire s’en rendra compte et vous considérera comme non professionnel.
Laisser vos émotions prendre le dessus lorsque vous rédigez un courriel professionnel peut être risqué car des conséquences désastreuses peuvent en découler : vous pouvez finir par perdre des clients précieux, des investisseurs potentiels et même des relations d’affaires importantes. Vous devez donc porter une attention toute particulière aux formulations que vous employez lorsque vous rédigez des emails de communication commerciale. Si nécessaire, essayez de sélectionner de meilleurs mots qui n’expriment pas les émotions et utilisez-les de manière appropriée ou, mieux encore, n’écrivez jamais un courriel lorsque vous traversez une période d’instabilité émotionnelle. Il fera plus de dégâts et vous laissera plus tard avec des regrets d’avoir écrit et envoyé une telle missive. Si possible, choisissez de donner à votre collègue de le relire pour corriger les problèmes communs éventuels que vous n’avez pas pu repérer avant l’envoi aux destinataires respectifs.
