Avec une facture électronique qui entrera en vigueur dans les entreprises à compter de janvier 2025 ainsi que le bulletin de paie électronique, LegalySpace est une plateforme qui se veut d’accompagner les entreprises dans le cadre d’une dématérialisation. Voyons voir un peu plus ici.
Legalyspace en quelques mots
La plateforme qu’est legalyspace permet d’envoyer des documents d’entreprises comme :
- les contrats de travail ;
- les contrats commerciaux ;
- les bulletins de paie ;
- les factures ;
- les bons de livraison.
Il s’agit d’un réseau sur lequel une entreprise va y inviter ses employés, mais aussi ses collaborateurs. A compter de cet instant, il est possible de s’échanger des documents, qui une fois sur Legalyspace, ne peuvent être ni modifiés ni échangés. Pour la signature électronique, chaque membre devra avoir une carte d’identité numérique. Tous les documents ont valeur légale !
Comment fonctionne legalyspace ?
Legalyspace ne fonctionne correctement que si tous les partenaires ont validé leur compte. La gestion est alors dématérialisée, ce qui vous permet de gagner du temps.
Legalyspace, pour permettre à vos documents de rester légaux, va authentifier le partenaire émetteur ainsi que le destinataire via leurs signatures électroniques respectives. Les informations importantes seront alors gardées sur la plateforme, leur donnant une valeur juridique. En termes de sécurité, vous bénéficierez d’un système de cryptage compétent pour le transfert de document, la gestion des mots de passe, la signature électrique ou encore le certificat électronique. La solution pour le stockage des données est le RAID5.
Comment créer un compte legalyspace (étape par étape) ?
Vous devez tout d’abord créer votre armoire numérique sur la plateforme Legalyspace. Si cela n’est pas fait, alors, vous ne pouvez pas signer les documents numériquement. A chaque envoi d’un document, vous recevrez un e-mail d’alerte. Vous devez donner :
- les informations administratives ;
- l’acceptation de mise en relation avec l’envoyeur des données personnelles ;
- la définition de votre mot de passe.
Pour accéder à votre armoire numérique, vous devez paramétrer Adobe Reader pour lecteur PDF.
En quoi legalyspace est-il avantageux pour les entreprises ?
Legalyspace donne droit à de nombreux outils pour permettre aux entreprises de mieux fonctionner. En effet, il favorise l’émission de documents en masse et propose l’option LAD /RAD sur les dossiers typés. En ligne, la saisie comptable des factures en ligne est simplifiée, ce qui donne la faculté d’exporter les données vers le logiciel comptable (cela évite les erreurs). De plus, vous aurez droit à un workflow personnalisé de confirmation des factures. Dépendamment des droits de chacun, le portail va centraliser la totalité des services.
Le partenaire-business : un point important Legalyspace
Gratuitement, toutes les personnes ou entreprises qui ouvrent un espace numérique bénéficient d’un espace destinataire. Chaque fournisseur créé ainsi un espace et y remet ses factures. Ces documents existent en un seul et unique exemplaire, partagés entre deux partenaires. En outre, les factures seront classées instantanément par fournisseur.
L’authentification sur la plateforme
Sur Legalyspace, une authentification est de mise, grâce aux certificats électroniques. La réception et l’usage d’un certificat électronique apporte deux atouts :
- l’échange de documents numériques avec la possibilité de les signer électroniquement et de leur donner la même valeur légale qu’un document en papier ;
- la protection des accès grâce à un mot de passe et un identifiant ainsi qu’une clef physique.
L’importance de la digitalisation des entreprises aujourd’hui
La digitalisation, au sens large de la notion, permet de profiter de meilleures opportunités pour les entreprises. Legalyspace permet entre autre de :
- se défaire de toute contrainte géographique :
- toucher un plus grand nombre de personnes grâce aux contenus dématérialisés ;
- collaborer avec ses partenaires commerciaux et ses salariés grâce à des contenus partageables et modifiables en temps réel ;
- automatiser les tâches répétitives et d’optimiser le temps de travail ;
- réduire les erreurs en détectant les anomalies rapidement.
Concrètement, comment se passe la digitalisation des entreprises ?
Il est nécessaire de faire un inventaire des ressources digitales existantes en effectuant la collecte de données et d’informations. Les divers objectifs de l’organisation sont ensuite évalués dans le but de faire une cartographie et de définir les indicateurs clés de performance. Ensuite, on examinera l’écosystème digital pour avoir une bonne compréhension de l’état des activités digitales. On s’intéresse surtout à la maturité digitale des entreprises et à sa situation par rapport à ses concurrents. On en profitera pour planifier de nouvelles ressources et surtout pour identifier les divers risques sur votre chemin. La priorisation des choix stratégiques et la mise en place des ressources digitales passent par le budget et le ROI voulu.
