Vous recevez des centaines d’e-mails chaque semain, et vous en envoyez peut-être presque autant vous-même. Combien d’entre eux lisez-vous vraiment ?
Les travailleurs reçoivent des centaines de messages électroniques chaque semaine. Combien de ces courriels sont convaincants et efficaces ?
À l’inverse, combien de fois avez-vous appuyé sur ENVOI, et regretté de ne pas l’avoir regardé une dernière fois pour peaufiner le langage ou le ton ? Ou peut-être que la réponse du destinataire a montré très clairement qu’il n’avait pas tout à fait compris votre message et maintenant vous devez faire du ping-pong dans les deux sens pour clarifier votre message original et vous assurer que votre destinataire le « comprend » maintenant.
Maladies professionnelles, perte de temps, malentendus, absence de réponse ; ce ne sont là que quelques-uns des problèmes causés, en grande partie, par une communication électronique inefficace.
Bien qu’il soit tentant de penser qu’un message électronique est construit comme une conversation, ce n’est pas le cas.
Les conversations sont parlées ; elles ont l’avantage du ton de la voix et si quelqu’un comprend mal, la possibilité d’une clarification instantanée.
Les messages électroniques sont plus susceptibles d’être pris très littéralement, et ils peuvent passer du destinataire prévu au destinataire involontaire. En fait, si elle n’est pas exécutée correctement, la messagerie électronique peut se retourner contre son expéditeur, menacer les relations et même mettre en danger les carrières.
Les 4C de la vérité en communication
Entrez dans les 4C de la vérité en communication. Développés à l’origine pour évaluer et améliorer les supports publicitaires et marketing, les 4C sont un outil tout aussi utile lorsqu’ils sont appliqués à la communication par email. Les 4C signifient compréhension, connexion, crédibilité et contagiosité.
Nous détaillerons ici seulement le premier C de la compréhension.
Le premier C : compréhension
Cela peut paraître évident, mais il est important que votre destinataire comprenne simplement le message contenu dans l’email. Et cela a tout à voir avec la langue, le vocabulaire, la ponctuation et le ton. Il est très important que le ton approprié soit compris lors de la lecture d’un message électronique.
Un excellent moyen d’assurer une compréhension instantanée est la ligne d’objet. Pensez-y : À part le nom de l’expéditeur, c’est le seul élément d’information que les lecteurs voient avant d’ouvrir le message. C’est l’occasion d’inviter le destinataire à entrer dans votre message et à l’ouvrir, ou de le « garder » pour plus tard. Et vous savez ce que cela signifie ? La probabilité qu’il soit lu à l’avenir est d’environ 50 %.
